Tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Những năm gần đây cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẽ Việt Nam đang là thị trường còn rất tiềm năng và có rất nhiều các nhà đâu tư, các công ty nước ngoài mong muốn được chiếm lĩnh bằng việc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam nhằm tìm hiểu thị trường và xúc tiến bán hàng hóa, dịch vụ, xúc tiến đầu tư, kinh doanh… , cùng với đó là tạo sự tin tưởng cho khách hàng ở Việt Nam. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nước ngoài nào cũng hiểu rõ những quy định pháp luật về thủ tục, điều kiện để thành lập văn phong đại diện. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, HSCONSULTANTS tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
- Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Nhưng hồ sơ tài liệu phía nước ngoài cung cấp phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch thuật công chứng.
Trình tự thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài
Bước 1: Xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
3. Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
4. Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
5. Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Giấy phép hoạt động;
- Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
- Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.
6. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của HSCONSULTANTS
- Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
- Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội, thuế;
Hãy liên hệ với chúng tôi qua Tel : 024.6328.6656 hoặc Hotline: 08.8680.9353 để được tư vấn miễn phí hoặc đăng ký sử dụng dịch vụ
Thông tin Liên hệ
------
CÔNG TY TNHH HSCONSULTANTS
Trụ sở chính: Số 05-A28 Nghĩa Tân, ngõ 347 Hoàng Quốc Việt, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Tel: 024.6328.6656 Website: www.hsconsultants.com.vn
VPGD tại Hà Nội: Tầng 13, tháp Quốc tế Hòa Bình, số 106 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội, Việt Nam
Tel: (+84) 24.6328.6656 Email: info@hsconsultants.com.vn
Văn phòng HCM: 85A Điện Biên Phủ, Phường Dakao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, Vietnam
Tel: (+84) 8.8680.9353 Email: business@hsconsultants.com.vn
Văn phòng tại Singapore: 22 Malacca Street #04-03 RB Capital Building, Singapore 048980
Email: business@hsconsultants.com.vn
Văn phòng tại Ấn Độ: C88b, Sector 8, Noida, Gautam Budh Nagar, New Delhi, India
Tel: (+91).99. 9900.8031 Email: business@hsconsultants.com.vn
